E-mail profissional com domínio próprio: por que usar e como começar no KeepMail

Mandar proposta de um endereço gratuito passa a impressão de negócio improvisado. Um endereço como [email protected] mostra que a empresa existe, tem nome e está organizada.

Neste guia você vê por que vale a pena usar e-mail profissional com domínio próprio e como começar no KeepMail.

O que é e-mail com domínio próprio

Domínio é o nome do seu site, como exemplo.com.br. Com e-mail no domínio próprio, os endereços da sua equipe terminam com esse nome: [email protected] e [email protected], por exemplo.

O domínio é seu. O serviço de e-mail é quem guarda e entrega as mensagens.

Por que usar

Credibilidade

O cliente reconhece a sua marca no remetente. Fica mais fácil confiar na proposta, no boleto e na nota fiscal que chegam de um endereço com o nome da empresa.

Entrega com autenticação

O e-mail profissional usa registros de autenticação no DNS. DNS é o sistema que diz à internet para onde vão o site e o e-mail do seu domínio. Esses registros são estes:

• SPF: lista quem pode enviar e-mail em nome do seu domínio.
• DKIM: coloca uma assinatura digital nas mensagens.
• DMARC: diz aos provedores o que fazer com mensagens que falham nessas verificações.

No KeepMail, o painel mostra esses registros prontos para copiar.

Controle

Quando alguém sai da empresa, o endereço continua com você. Você troca a senha, mantém o histórico e direciona o trabalho para outra pessoa. Num e-mail gratuito pessoal, a conta é do funcionário.

No painel do KeepMail você também tem:

• Domínios ilimitados na mesma conta.
• Até 10 aliases por caixa. Alias é um endereço extra que entrega na mesma caixa, como contato@ chegando na caixa de vendas@.
• Um grupo por conta, para que uma mensagem chegue a várias pessoas.
• Caixas excluídas ficam 30 dias na lixeira e podem ser restauradas.

LGPD e servidores no Brasil

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) cobra cuidado com os dados pessoais que sua empresa recebe, e muitos deles chegam por e-mail: currículos, documentos e dados de clientes.

O KeepMail mantém os servidores no Brasil e segue a LGPD. O suporte é humano, em português, e a cobrança é em reais.

Segurança no acesso

Você ativa a verificação em duas etapas no painel e no webmail. No webmail, a ativação usa um app autenticador e gera 8 códigos de recuperação. Depois disso, o login no app do celular também pede o código.

Como começar no KeepMail

O caminho completo, com um artigo para cada etapa, está em do cadastro à primeira caixa. Em resumo:

Antes de começar, tenha em mãos o acesso ao lugar onde o seu domínio está registrado, para editar o DNS.

1. Crie a conta

Cadastre-se em app.keepmail.io com CPF ou CNPJ e assine um plano. O espaço é por caixa: 5, 25, 50, 100 ou 200 GB, conforme o plano.

2. Cadastre o domínio

No menu “Domínios”, clique em “Novo domínio”, digite o domínio e clique em “Cadastrar domínio”.

3. Comprove que o domínio é seu

Em “Configurar DNS”, o painel mostra um registro TXT de verificação. Publique esse registro no DNS do seu domínio e clique em “Verificar DNS”.

4. Configure a zona DNS

Na etapa “Zona DNS”, publique os 4 registros obrigatórios: MX, SPF, DMARC e um SRV. Use os botões de copiar para não errar nenhum valor. Se o painel mostrar o registro DKIM, publique também. Depois, clique em “Verificar DNS”.

Quando tudo estiver certo, o domínio aparece como “Ativo”.

5. Crie as caixas

No menu “Caixas postais”, clique em “Nova caixa postal”. Preencha o usuário, o plano, a senha, o nome de exibição e um e-mail secundário. O e-mail secundário recebe as boas-vindas, com o link do webmail e os dados para configurar outros programas.

Quer ver o passo a passo? Assista ao vídeo Como criar uma caixa no KeepMail.

6. Traga os e-mails antigos

No menu “Migrações”, clique em “Nova migração”. Informe o servidor IMAP, a porta, o e-mail e a senha da conta de origem e clique em “Verificar conexão”. O painel mostra as pastas e o total de mensagens. Clique em “Confirmar e iniciar migração” e acompanhe o progresso por pasta.

Vindo do Gmail? Veja o vídeo Como migrar do Gmail para o KeepMail.

7. Acesse onde preferir

• Webmail: em web.keepmail.io, no computador e no tablet.
• App para iOS e Android: baixe na App Store ou na Play Store e entre só com e-mail e senha.
• Outlook, Apple Mail e outros programas: configure à mão com os dados abaixo.

O usuário é o e-mail completo, e a senha é a da caixa. O envio (SMTP) exige autenticação com o mesmo usuário e senha.

Resumo

E-mail com domínio próprio passa confiança, deixa os endereços sob o controle da empresa e facilita o cuidado com os dados exigido pela LGPD. No KeepMail, você cadastra o domínio, configura o DNS, cria as caixas e traz os e-mails antigos, tudo pelo painel. Se precisar de ajuda, o suporte atende em português.